Latar Belakang
Sejarah
perkembangan dunia bisnis menunjukkan bahwa banyak perusahaan dan industri
besar yang berawal dari sebuah usaha berskala kecil, didasari oleh jiwa dan
semangat kewirausahaan pemilik sekaligus pendirinya. Ketika suatu unit usaha
masih berskala kecil, pengelolaan berbagai fungsi operasionalnya masih sangat
sederhana. Tempat produksinya masih bersifat home industry, fungsi pemasarannya
masih sederhana pula, dengan cara penawaran door to door melalui model promosi
“getok tular” (dari mulut-ke-mulut). Begitu pula, pola pengelolaan fungsi
keuangannya pun masih konvensional yang hanya meliputi pos pengeluaran dan pos
penerimaan saja untuk berbagai jenis transaksi.
Ketika unit
usaha tersebut sudah mulai melakukan penjualan dan pembelian secara kredit,
maka mulai diadakan pos piutang dan hutang. Begitu pula ketika unit usaha ini
mulai memerlukan tambahan modal baru, baik modal perorangan (modal sendiri)
maupun modal yang berasal dari pinjaman bank (modal asing), pola pengelolaan
fungsi keuangan-nya semakin bertambah rumit, yaitu perlu dibuatnya pos
pencatatan modal. Pada tahap ini, penerimaan dan pengeluaran kas mulai
digolong-golongkan ke dalam kelompok aliran kas operasional, aliran kas
finansial (pendanaan), dan aliran kas investasi. Begitu seterusnya, semakin
besar skala suatu unit usaha, akan semakin rumit pula pola pengelolaan
keuangan-nya yang memerlukan pengawasan terhadap penerimaan dan pengeluaran
uang melalui pencatatan secara tertib dan teratur menurut suatu sistem
tertentu yang disebut dengan sistem akuntansi.
Sistem akuntansi
pada dasarnya dibuat untuk mengendalikan penerimaan dan pengeluaran, serta
menyajikan laporan keuangan yang lengkap, akurat, dan terkini. Mengingat bahwa
pelatihan ini diberikan kepada para wirausahawan pemula, maka makalah ini hanya
akan memaparkan sistem akuntansi secara umum. Dengan bekal sistem akuntansi
yang masih bersifat umum ini, diharapkan para peserta pelatihan sudah mulai
dapat mengkompilasi bukti-bukti transaksi melalui suatu proses pencatatan,
penjurnalan, pembukuan, dan pelaporan hingga menghasilkan output yang dikenal
sebagai laporan keuangan.
Siklus Pendapatan
Siklus
Pendapatan terdiri dari transaksi penjualan barang ,baik secara tunai maupun
kredit, return penjualan, dan
penghapusan piutang.
1.
penjualan barang secara tunai yaitu transaksi penjualan
yang barangnya diserahkan oleh fungsi pengiriman kepada pembeli jika fungsi
penerimaan kas telah menerima uang dari pembeli.
2.
penjualan barang secara kredit yaitu transaksi
penjualan yang order dari pembeli telah dipenuhi dengan pengiriman barang untuk
jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pembeli.
3.
return penjualan yaitu pengembalian barang yang
dilakukan pembeli kepada penjual karena order tidak sesuai dengan yang
diinginkan maka pendapatan dapat berkurang.
4.
penghapusan piutang yaitu suatu kebijakan yang
dilakukan oleh perusahaan untuk menhapus piutang karena pembeli tidak mampu
melunasi utangnya sehingga mengurangi pendapatan. Misalnya : pembeli sakit
jiwa(gila),meninggal dunia.
Sistem Akuntansi Dalam Siklus Pendapatan
Siklus
pendapatan terdiri dari berbagai sistem akuntansi berikut ini :
1.
Sistem penjualan tunai, yang terdiri dari beberapa
prosedur berikut ini :
a.
Prosedur order penjualan
b.
Prosedur penerimaan kas
c.
Prosedur penyerahan barang
d.
Prosedur pencatatan penerimaan kas
e.
Prosedur pencatatan pendapatan penjualan tunai
f.
Prosedur pencatatan harga pokok produk barang jadi yang
dijual
2.
Sistem penjualan kredit, yang terdiri dari beberapa
prosedur berikut ini :
a.
Prosedur order penjualan
b.
Prosedur persetujuan kredit
c.
Prosedur pengiriman barang
d.
Prosedur pencatatan piutang
e.
Prosedur pencatatan pendapatan penjualan kredit
f.
Prosedur pencatatan harga pokok produk barang jadi yang
dijual
3.
Sistem return penjualan, yang terdiri dari beberapa
prosedur berikut ini :
a.
Prosedur penerimaan barang
b.
Prosedur pencatatn piutang
c.
Prosedur pencatatan return penjualan
4.
Sistem penghapusan piutang, yang terdiri dari beberapa
prosedur berikut ini :
a.
Prosedur pembuatan bukti memorial
b.
Prosedur pencatatan piutang
Unit organisasi yang terkait
Dalam struktur
organisasi mempunyai berbagai fungsi yang terkait dalam siklus pendapatan
berada di tangan unit organisasi berikut ini :
|
Fungsi
|
Nama Unit
Organisasi Pemegang Fungsi
|
|
Bagian order penjualan
Bagian kredit
Bagian gudang
Bagian pengiriman
Bagian penagihan
Bagian piutang
Bagian kartu persediaan dan
kartu biaya
Bagian jurnal, buku besar dan
laporan
Bagian penerimaan barang
Bagian kasa
|
Fungsi
tiap unit organisasi dapat diuraikan sebagai berikut :
1.
Bagian order penjualan :
a.
Sistem penjualan kredit berfungsi menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pembeli
untuk menambah informasi yang belum ada dalam surat
order tersebut (spesifi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit,
menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang yang akan dikirim,
dan mengisi surat
order pengiriman.
b.
Membuat “Back Order” pada saat diketahui tidak
tersedianya barang persediaan untuk memenuhi order pembeli dan memo kredit
untuk return penjualan.
c.
Sistem penjualan tunai berfungsi untuk membuat faktur
penjualan tunai yang memungkinkan bagian kasa menerima kas dari pembeli dan
yang merupakan perintah kepada bagian pengiriman untuk menyerahkan barang
kepada pembeli.
2.
Bagian kredit : meneliti status kredit pembeli dan
memberikan otorisasi pembelian kredit kepada pembeli juga sebagai pembuat
memorial atas dasar surat
keputusan direktur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat
ditagih.
3.
bagian gudang : menyimpan barang dan menyiapkan barang
yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang kepada bagian pengiriman.
4.
bagian pengiriman :
system penjualan
kredit berfungsi untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang didapatkanyan
dari bagian order penjualan.
System penjualan
tunai berfungsi utuk menyerahkan barang kepada pembeli yang telah melunasi
harga barang.
Mengirimkan
kembali barang yang telah dibeli perusahaan kepada pemasokdalam transaksi
return pembelian
5.
bagian penagihan : berfungsi membuat dan mengirimkan
faktur penjualan kepada pembeli, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan
encatatan transaksi penjualan oleh bagian piutang
6.
bagian piutang : berfungsi untuk mencatatan piutang
yang timbul dari transaksi penjuualan kredit, mencatatan berkurangnya piutang
karena transaksi return penjualan, penerimaan kas dari piutang, penghapusan
piutang yang tidak tertagih, dan membuat pernyataan piutang kepada pembeli.
7.
bagian kartu persediaan dan kartu biaya berfungsi untuk
mencatat harga pokok produk jadi yangb dijual dalam kartu persediaan dan
mencatat harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli dalam transaksi
return penjualan
8.
bagian jurnal, buku besar, dan laporan berfunsi
mencatat transaksi penjualan kredit dan penjualan tunai dalam jurnal penjualan
, dan transaksi return penjualan, dan penghapusan piutang dalam jurnal umum.
9.
bagian penerimaan berfungsi menerima barang, baik yang
berasal dari transaksi pembelian maupun yang berasal dari transasksi return
penjualan.
10. bagian
kasa berfungsi menerima kas dari pembeli, dan menyetorkannya ke bank.
Dokumen
Dokumen
yang digunakan dalam siklus pendapatan dibagi menjadi dua golongan : dokumen
sumber (source documents) yaitu dokumen yang dipekai sebagai dasar pencatatan
ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung(corrorating documents atau
dokumen penguat) yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.
Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses
penjualan kredit kepada pembeli : berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari :
1.
surat order pengiriman
yaitu dokumen yang merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan
otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah
dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
2.
tembusan kredit (credit copy) yaitu merupakan dokumen
yang digunakan untuk memperoleh status kredit pembeli dan untuk mendapatkan
otorisasi penjualan kredit dar I bagian kredit.
3.
surat
pengakuan (acknowledgement copy) yaitu dokumen yang dikirimkan oleh bagian
order penjualan kepada pembeli untuk memberitahuakan bahwa ordernya telah
diterima dan dalam proses pengiriman.
4.
surat muat (bill of lading) yaitu dokumen yang
digunakan untuk bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan
angkutan umum.surat muat ini biasanya dibuat rangkap 3 lembar, 2 lembar untuk
perusahaan angkutan umum dan 1 lembar disimpan oleh perusahaan setelah ditanda
tangani oleh wakil perusahaan anglkutan umum.
5.
slip pembungkus (packing slip) yaitu dokumen yang
ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian penerimaan pembeli
mengidentifikasi barang – barang yang diterimanya.
6.
tembusan gudang (werehouse copy) yaitu tembusan surat order pengiriman
yang dikirim kebagian gudang untuk
menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang yang tercantum didalamnya.
7.
arsip pengawasan pengiriman (sales order follow-up
copy) yaitu tembusan surat
order pengiriman yang diarsip oleh bagian order penjualan menurut tanggal
pengiriman yang dijanjikan.
8.
arsip indek silang (cross-index file copy) yaitu
tembusan surat
order pengiriman yang diarsipkan secara alfabet menurut nama pembeli untuk
memudahkan menjawab pertanyaan – pertanyaan dari pembeli mengenai status
pesanannya.
Faktur penjualan
merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang.
Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari :
1.
faktur penjualan (customer copyes) yaitu dokumen yang
merupakan sumber pertama yang dikirim kepada pembeli dan jumlahnya tergantung
dari permintaan pembeli.
2.
tembusan piutang (account receivable copy) yaitu merupakan
tembusan faktur penjualan yang dikirimkan ke bagian piutang sebagai dasar untuk
mencatat piutang dalam kartu piutang.
3.
tembusan jurnal penjualan (sale journal copy) yaitu merupakan
tembusan yang di kirimkan ke bagian jurnal, buku besar, laporan sebagai dasar
untuk mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.
4.
tembusan analisis (analisis copy) yaitu merupakan
tembusan yang dikirim kebagian kartu persediaan dan kartu biaya sebagai dasar
untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan,
untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi pramuniaga(salesperson).
5.
tembusan pramuniaga (salesperson copy) yaitu tembusan
yang dikirimkan kepada pramuniaga untuk memberitahu bahwa order dari pembeli
yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkan dirinya untuk
menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
Dalam transaksi
penjualan tunai, dokumen – dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.
faktur penjualan tunai yaitu dokumen yang digunakan
sebagai dokumen sumber dalam pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai
kedalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
2.
pita register kas yaitu dokumen yang dihasilkan bagian
kasa dengan menggunakan mesin register kas.
3.
bukti setor bank yaitu dokumen yang merupakan bukti
telah disetorkannya cek atau uang tunai ke bank oleh bagian kasa.
Dalam transaksi
return penjualan,dokumen yang digunakan adalah :
1.
memo kredit yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian
penjualan untuk memberikan otorisasi kepada bagian penerimaan untuk menerima
barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2.
laporan penerimaan kas yaitu dokumen yang dibuat oleh
bagian penerimaan sebagai bukti telah diterimanya kembali barang yang telah
dijual dalam transaksi return penjualan.
Dalam transaksi
penghapusan piutang, dokumen yang digunakan adalah :
1.
bukti memorial yaitu dokumen yang dimuat oleh bagian
kredit sebagai perintah kepada bagian piutang mengedit kartu piutang dengan
adanya penghapusan piutang kepada pembeli tertentu.
2.
surat keputusan direktur
keuangan tentang penghapusan piutang yaitu surat otorisasi penghapusan piutang dari
pejabat yang tinggi wewenangnya yaitu direktur keuangan maupun dari dewan
komisaris.
Catatan akuntansi
Catatan akuntansi beserta fungsinya yang digunakan dalam siklus
pendapatan adalah :
1.
jurnal penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi
penjualan kredit dan penjualan tunai berdasarkan dokumen sumber faktur
penjualan tunai dan faktur penjualan kredit. Rekening yang didebit dikredit adalah
:
piutang dagang xx
penjualan tunai xx
hasil penjualan xx
2.
jurnal penerimaan kas yaitu catatan yang digunakan
untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai berdasarkan
dokumen sumber faktur penjualan tunai. Rekening yang didebit dan dikredit
adalah :
kas xx
penjualan tunai xx
3.
jurnal umum yaitu catatan yang digunakan untuk mencatat
transaksi return penjualan berdasarkan dokumen memo kredit, transaksi
penghapusan hutang dan pencatatan harga pokok produk yang dijual berdasarkan
dokumen bukti memorial.
Rekening yang didebit dan dikredit dalam pencatatan transaksi return
penjualan adalah :
hasil penjualan xx
piutang
dagang xx
Rekening yang didebit dan dikredit dalam pencatatan harga pokok produk
yang dijual adalah
Harga
pokok penjualan xx
Persediaan
produk jadi xx
Rekening yang didebit dan dikredit dalam pencatatan penghapusan piutan
adalah :
Cadangan
kerugian piutang xx
Piutang
dagang xx
4.
kartu piutang yaitu catatan yang berfungsi sebagai buku
pembantu yang digunakan untuk mencatat bertambahnya piutang kepada pembeli
tertentu berdasarkan sumber faktur penjualan.
5.
kartu persediaan yaitu catatan yang berfungsi sebagai
buku pembantu yang digunakan untuk mencatat harga pokok produk jadi tertentu yang
dijual berdasarkan dokumen sumber faktur penjualan.
Buku besar .
Rekening buku besar yang terkait dalam siklus pendapatan adalah :
a.
kas
b.
piutang dagang
c.
persediaan produk jadi
d.
hasil penjualan
e.
penjualan tunai
f.
harga pokok penjualan
g.
cadangan kerugian piutang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar